Algemene voorwaarden
Geldig sinds januari 2018
De voornaamste zaken
Onbewerkt foto-/videomateriaal
Wij leveren nooit onbewerkt foto-/videomateriaal af. Dit om meerdere redenen. We hebben niet in de hand waar dat onbewerkt materiaal terecht komt (met onze naam eronder). Dit gaat vaak over meer dan 150GB wat moeilijk is om door te sturen. Veel artistieke shots/testshots die we gebruiken om o.a. een video sfeer te geven zijn inhoudsloos qua verhaal. Mochten we al dit materiaal moeten selecteren op relevant/ niet relevant voor jullie kan dit wel wat tijd in beslag nemen. Een prijs/uur voor het selecteren en apart bewerken zou hiervoor een oplossing kunnen zijn maar wij doen liever niet aan bijkomende kosten achteraf.
Mits bepaald specifiek materiaal op voorhand aangevraagd en goedgekeurd wordt, zal dit uiteraard wel afgeleverd worden.
Betaling/ terugbetaling bij annulatie
Wij werken met een voorschot van 1/3e van de totale prijs, voornamelijk als bevestiging en vorm van vertrouwen voor beide partijen.
De dag na het event maken wij een factuur op, zodra deze betaald is, kan het materiaal afgeleverd worden.
Wanneer er sprake is van annulatie door de klant doen wij niet moeilijk over terugbetaling. Dit tenzij Vonk reeds meerdere uren werk op voorhand heeft moeten leveren.
Bij annulatie door Vonk wordt eveneens het voorschot terug betaald. Dit tenzij Vonk reeds meerdere uren werk op voorhand heeft moeten leveren.
Rechtenvrije muziek video
Muziek voor op de video moet rechtenvrij zijn, indien jullie op zoek zijn naar een specifiek liedje staan wij niet in voor de kosten hiervan, wel kunnen wij muziek opnemen van een artiest die live speelt op de filmdag.
Vermeldingen
Eens jullie de foto’s ontvangen hebben, zijn jullie vrij om ermee te doen wat jullie willen. Bij het delen van jullie foto’s mogen jullie ons gerust vermelden, maar dit is niet verplicht. Wij gaan ervan uit dat onze naam wel mondeling zal doorgegeven worden mocht iemand ernaar vragen. Ook voor het gebruik van onze foto’s voor drukwerk zoals fotoboeken, prints is geen toestemming nodig. Gaat het echter over de publicatie in tijdschriften, kranten of nieuwswebsites vragen wij wel om ons kort te vermelden of eventueel even contact op te nemen met ons.
Online galerij/website
Online galerijen blijven steeds een half jaar beschikbaar. Indien de klant verlenging wenst kan dit eenvoudig door dit even te vragen, zonder bijkomende kosten.
Een trouwwebsite blijft gedurende 1 jaar online. Dit vanaf de dag van de domeinaankoop.
Watermerk
Wij zijn trots op het beeldmateriaal dat wij afleveren en besmeuren dit liever niet met een watermerk. Wij gaan er dan wel van uit dat onze naam wordt doorgegeven mocht men vragen naar de fotograaf/videograaf. Een vermelding/tag bij het delen van je foto mag maar is niet verplicht.
Wat als één van ons ziek wordt?
Eerst en vooral worden wij niet ziek! Maar mocht het echt nodig zijn hebben wij ondertussen genoeg kennissen in de wereld van de foto- en videografie dat we voor jullie tijdig een andere gelijkwaardige foto-/ videograaf zoeken. In zo’n geval staan wij niet in voor de mogelijke extra kosten door een hogere tarief van onze collega. Wij storten uiteraard het voorschot terug.
Audio-opname kennismakingsgesprek
Wij nemen de audio van onze kennismakingsgesprekken steeds op (tenzij jullie dit liever niet hebben natuurlijk). Zo kunnen wij nadien nog eens alles herbeluisteren en hoeven we ons tijdens het gesprek niet bezig te houden met schrijven.
Foto’s kwijt?
Foto’s blijven 1 jaar in het archief voor verwijdering. Nadien kan u deze niet meer opvragen.
Video’s blijven 2 maanden na aflevering bewaard. Na deze termijn kan geen extra beeldmateriaal/ aanpassingen gevraagd worden.
De volledige boterham
Wanneer de klant kiest voor een samenwerking met Vonk, gaat de klant akkoord met onderstaande voorwaarden.
Artikel 1. Definities
Offerte:
Alle aanbiedingen van Vonk aan (rechts)personen waarmee beoogd wordt een overeenkomst aan te gaan.
Overeenkomst:
De overeenkomst van opdracht tussen Vonk en de persoon of personen waarmee de overeenkomst wordt/worden gesloten.
Opdracht:
De dienst of het product dat door de fotograaf/videograaf geleverd zal worden.
Vonk, Fotograaf & videograaf:
Fien De Vos – fotograaf en videograaf Vonk, tevens gebruiker van deze algemene voorwaarden en opdrachtnemer.
Ruben Van Wonterghem – fotograaf en videograaf Vonk, tevens gebruiker van deze algemene voorwaarden en opdrachtnemer.
Opdrachtgever:
De (rechts)persoon of personen waarmee Vonk de overeenkomst gesloten heeft, tevens de aanvaarder van deze algemene voorwaarden.
Annuleren:
Beëindiging of ontbinding van de overeenkomst. Schriftelijk: waar in deze algemene voorwaarden worden gesproken van ‘schriftelijk’, wordt tevens bedoeld elektronische communicatie zoals e-mail, mits de identiteit van de afzender en de authenticiteit van de communicatie voldoende vaststaat. De bewijslast betreffende ontvangst van elektronische communicatie ligt te allen tijde bij opdrachtgever.
Gebruik:
Verveelvoudigen en/of openbaar maken volgens de Auteurswet.
Artikel 2. Toepassing
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Vonk en de opdrachtgever, alsmede op alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten. Bepalingen of voorwaarden gesteld door de opdrachtgever die afwijken van of niet voorkomen in deze algemene voorwaarden zijn voor Vonk slechts bindend indien en voor zover deze door Vonk uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard.
Artikel 3. Aanbod
Vonk doet een aanbod in de vorm van een offerte, Facebook, prijslijst of samenvatting van een mondelinge bespreking, waaruit blijkt welke diensten er voor welk bedrag geleverd kunnen worden. Aanvaarding van het aanbod geschiedt schriftelijk of via Facebook. Tenzij anders overeengekomen, verliest het aanbod haar geldigheid 14 kalenderdagen na de datum van verzending door Vonk. De prijzen vermeld op de website www.trouwfotograaf.vonkdesign.be dienen gezien te worden als de meest recente offerte. De offerte verplicht niet tot een levering van de prestaties. Prijzen vermeld op een info-pdf, verstuurd via e-mail, verstuurd via facebook Messenger, blijven 2 weken geldig. Prijsopgaven in aanbiedingen en offertes kunnen wijzigingen ondergaan door (onvoorziene) verandering in de werkzaamheden of prijsstijging. Vonk zal de opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.
Artikel 4. Aanvaarding van de opdracht
De opdrachtgever dient het aanbod expliciet en schriftelijk te aanvaarden. Indien de opdrachtgever dit nalaat, maar er desondanks mee instemt, of althans de indruk wekt, dat Vonk werk verricht in het kader van de overeenkomst, dan wordt het aanbod als aanvaard beschouwd. Tevens wordt het aanbod als aanvaard beschouwd zodra aan de voorschotfactuur is voldaan. Vonk houdt zich het recht voor een opdracht te weigeren indien na aanvaarding nieuwe informatie beschikbaar komt die de uitvoering voor Vonk onaanvaardbaar maken. Na aanvaarding kan de overeenkomst slechts met wederzijdse instemming worden gewijzigd.
Artikel 5. Uitvoering van de opdracht
Vonk zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren, in de stijl waarin Vonk gebruikelijk werkt. Vonk spant zich in en zal naar beste kunnen handelen in de gegeven en bestaande omstandigheden tijdens de shootingday/filmdag. De opdrachtgever verplicht zich de omstandigheden voor Vonk zo gunstig mogelijk te maken. De selectie van de beelden is de exclusieve verantwoordelijkheid van Vonk op basis van haar kwaliteits- en stijlcriteria.
Vonk biedt geen inzage in niet geleverde beelden of ruwe-bestanden. Vonk levert de beelden af in de door zijn gebruikelijk gehanteerde stijl (vaak aangepast aan de opdrachtgever). De opdrachtgever is gehouden al datgene te doen en laten wat redelijkerwijs nodig en wenselijk is om een tijdige en juiste uitvoering van de opdracht mogelijk te maken, dit omvat de gehele opdracht , niet enkel de aanwezigheid van Vonk op de dag zelf. Indien Vonk geen schriftelijk bewijs heeft ontvangen (voor de shootingday/filmdag) van de opdrachtgever dat de beelden niet online gepubliceerd mogen worden mag Vonk de beelden gebruiken voor commerciële doeleinden.
Artikel 6. Ontwerp
Na overleg voor de shootingday/filmdag, worden de beelden naar eigen inzicht, kunde en stijl van Vonk bewerkt of gemonteerd zonder inmenging door de opdrachtgever.
Artikel 7. Levering
Vonk hanteert, tenzij anders overeengekomen, slechts geschatte levertijden. Het afgewerkte product mag ten laatste binnen de 5 weken verwacht worden. In bepaade omstandigheden kan de levertijd iets uitlopen, maar de opdrachtgever heeft hierbij in geen geval recht op een schadevergoeding of prijsvermindering. Aflevering gebeurt steeds digitaal.
Artikel 8. Vergoeding
Indien door partijen geen vergoeding is overeengekomen, is de door Vonk gebruikelijk gehanteerde vergoeding van toepassing, zoals vermeld op zijn website. Indien niet van een gebruikelijke vergoeding gesproken kan worden, rekent Vonk een redelijke vergoeding voor het geleverde. Indien aannemelijk is dat Vonk hogere kosten heeft gemaakt en/of meerwerk heeft verricht, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, zal de fotograaf dit doorrekenen aan de opdrachtgever. Bijkomende kosten worden in eerste plaats natuurlijk vermeden. De uiteindelijke vergoeding wordt gebaseerd op basis van verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten op basis van nacalculatie met inachtneming van de prijzen, zoals deze op de website staan vermeld. Op de website staan allerhande pakketjes met uren. Bij overuren wordt 95 euro incl. btw per uur gerekend voor Vonk. Vonk staat hier voor 1 tot 2 fotograferen/videografen.
Artikel 9. Betalingsvoorwaarden
Vonk zal voor het door de opdrachtgever verschuldigde bedrag een elektronische factuur sturen aan de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen. Tenzij anders overeengekomen, bedraagt de betalingstermijn 30 kalenderdagen na factuurdatum. De factuur met betrekking tot de reservering van de opdracht (voorschotfactuur) dient zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 kalenderdagen, voldaan te zijn, teneinde de overeenkomst voor de gewenste datum definitief vast te stellen. Er worden geen resultaten van Vonk getoond vóór dit verschuldigde bedrag betaald is.
Artikel 10. Annulering en opschorting
Opschorting, dan wel ontbinding van de overeenkomst geschiedt schriftelijk. Bij annulatie vanwege de klant of vanwege Vonk wordt het voorschot terugbetaald. Wanneer de klant de opdracht verplaatst naar een andere datum en Vonk niet meer vrij is, wordt het voorschot terugbetaald. Indien Vonk wel nog vrij is, wordt de datum aangepast. Indien de annulatie plaatsvindt 1 week voor de afgesproken datum, zal het de helft van het voorschot aan Vonk verschuldigd zijn.
Artikel 11. Klachten
Klachten over de uitvoering van de overeenkomst en/of bezwaren tegen een factuur dienen uiterlijk binnen vijf werkdagen na factuurdatum schriftelijk te worden voorgelegd aan Vonk. Klachten over geleverde producten dienen uiterlijk binnen vijf werkdagen na ontvangst van deze producten schriftelijk te worden voorgelegd aan Vonk. Klachten na de termijn van 5 werkdagen worden niet meer in behandeling genomen. Ingediende klachten of bezwaren schorten de betalingsverplichting niet op. Er wordt altijd gezocht naar een haalbare oplossing voor beide partijen.
Artikel 12. Auteursrecht en licentie
De eventuele auteursrechten (bv. Sabbam) vallen volledig ten laste van de klant. Vonk houdt zich het recht voor de werken te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden en publicaties, waaronder, doch niet uitsluitend, website en blog, portfolio, social media, tijdschriftartikelen, in drukwerk en beursmateriaal. Indien de opdrachtgever wenst dat de beelden gemaakt tijdens de shootingday/filmdag NIET gebruikt worden voor promotie van Vonk dient de klant dit vooraf te melden aan Vonk. Het is mogelijk dat er dan extra kosten in rekening gebracht worden. De opdrachtgever is niet gerechtigd het werk te verveelvoudigen of openbaar te maken buiten de huiselijke kring, tenzij anders is overeengekomen. Het is niet toegestaan om de beelden op het internet te plaatsen in een bewerking verschillend dan deze is aangeleverd door Vonk. Overige werken mogen slechts onder duidelijk waarneembare naamsvermelding van Vonk openbaar gemaakt worden. De opdrachtgever is, tenzij anders overeengekomen, niet bevoegd sublicenties te verlenen aan derden, noch haar eigen licentie over te dragen. De opdrachtgever dient schriftelijk toestemming te vragen voor het inzenden van foto/video ten behoeve van wedstrijden en publicaties door derden. Elk gebruik van een werk van Vonk dat niet is overeengekomen, wordt beschouwd als een inbreuk op het auteursrecht van Vonk. Bij inbreuk op de auteursrechten van Vonk, rekent Vonk de geldende SOFAM-tarieven. Schadevergoeding geeft geen recht op verder gebruik van het werk van Vonk.
Artikel 13. Portretrecht
Vonk houdt zich het recht voor de werken te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden en publicaties, waaronder, doch niet uitsluitend, website en blog, portfolio, social media, tijdschriftartikelen, in drukwerk en beursmateriaal, tenzij anders overeengekomen Afwijkende afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Artikel 14. Aansprakelijkheid
Vonk is niet aansprakelijk voor enige schade ontstaan bij de opdrachtgever, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Vonk of diens vertegenwoordigers. Vonk is niet aansprakelijk voor beschadiging en/of verlies van beeldmateriaal door technisch mankement , daar dit buiten de wil van Vonk is . De aansprakelijkheid overstijgt nimmer de hoogte van het factuurbedrag.
Artikel 15. Wijzigingen van deze algemene voorwaarden
Vonk houdt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen worden tijdig en schriftelijk door Vonk aan de opdrachtgever medegedeeld. Indien de opdrachtgever een voorgestelde wijziging niet wil accepteren, kan hij tot de datum waarop de nieuwe algemene voorwaarden van kracht worden de overeenkomst beëindigen tegen deze datum.
Artikel 16. Rechtspraak
Indien een bepaling uit de overeenkomst en/of de algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen en de overeenkomst in stand. Op alle rechtsverhoudingen tussen Vonk en de opdrachtgever is Belgisch recht van toepassing.